Trong quá trình chuyển đổi số, bài toán của chính quyền không chỉ nằm ở việc đưa một thủ tục lên môi trường trực tuyến hay xây dựng thêm một phần mềm mới. Khi khối lượng công việc ngày càng lớn, thông tin đến từ nhiều lĩnh vực và dữ liệu được lưu trữ ở nhiều hệ thống khác nhau, điều quan trọng hơn là làm sao để người quản lý có thể nhìn thấy toàn cảnh và đưa ra quyết định nhanh chóng.
GDOS – Trung tâm điều hành chính quyền số được xây dựng theo hướng đó. Thay vì để dữ liệu, công việc và thông tin điều hành nằm rải rác ở nhiều nơi, GDOS tập trung chúng trên một nền tảng thống nhất, đồng thời ứng dụng AI để hỗ trợ tổng hợp thông tin, xử lý văn bản, báo cáo và các công việc lặp lại.
Khi điều hành chính quyền ngày càng cần nhiều thông tin hơn
Nhiều công việc nhưng thông tin chưa tập trung
Ở cấp phường, xã, công việc quản lý liên quan đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau, từ hành chính công, dân cư, đất đai đến kinh tế – xã hội, phản ánh của người dân, giáo dục, y tế hay nông nghiệp.
Khi mỗi lĩnh vực lại có dữ liệu và cách quản lý riêng, việc tổng hợp thông tin để có một bức tranh chung không phải lúc nào cũng đơn giản. Người quản lý có thể phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn trước khi biết một nhiệm vụ đang được xử lý đến đâu, hồ sơ nào cần ưu tiên hay vấn đề nào đang phát sinh.
FOXAi xác định đây là một trong những thách thức của mô hình chính quyền địa phương 2 cấp: dữ liệu từ các đơn vị trước đây có thể chưa được chuẩn hóa, trong khi hệ thống thông tin đã có vẫn còn phân tán.
Vấn đề vì thế không đơn thuần là “có dữ liệu hay chưa”, mà là dữ liệu có đủ thuận tiện để phục vụ điều hành hay không.
Báo cáo và theo dõi công việc vẫn cần nhiều thời gian
Một phần đáng kể trong hoạt động quản lý là tiếp nhận thông tin, theo dõi nhiệm vụ, tổng hợp số liệu và xây dựng báo cáo. Nếu những công việc này được thực hiện chủ yếu bằng cách thu thập và xử lý thủ công, cán bộ sẽ phải dành nhiều thời gian cho những thao tác lặp lại.
Trong khi đó, người lãnh đạo lại cần thông tin theo một cách khác: thông tin phải rõ ràng, đúng thời điểm và cho thấy những việc nào đang cần được chú ý.
Đây chính là khoảng cách mà một trung tâm điều hành chính quyền số hướng tới việc thu hẹp: thay vì mất thời gian đi tìm và tổng hợp thông tin, người quản lý có thể tiếp cận thông tin đã được tập trung và sắp xếp theo nhu cầu điều hành.
GDOS đưa thông tin về một nơi để chính quyền dễ điều hành hơn
Không chỉ là thêm một phần mềm
Điểm đáng chú ý trong cách xây dựng GDOS là nền tảng này không được định hướng như một phần mềm chỉ phục vụ một nghiệp vụ riêng lẻ.
GDOS được thiết kế để hợp nhất dữ liệu, công việc và hoạt động chỉ đạo trên một giao diện chung. Người dùng có thể theo dõi tình hình, công việc, hồ sơ và các thông tin cần thiết mà không phải liên tục chuyển qua nhiều hệ thống khác nhau.
Có thể hình dung đơn giản: nếu trước đây mỗi lĩnh vực giống như một nguồn thông tin riêng, thì GDOS đóng vai trò như một điểm tập trung, giúp người quản lý nhìn được nhiều thông tin liên quan trong cùng một bức tranh.
Cách tiếp cận này cũng khiến khái niệm trung tâm điều hành chính quyền số trở nên dễ hiểu hơn. Đó không chỉ là một màn hình hiển thị dữ liệu, mà là nơi kết nối thông tin với công việc và hoạt động điều hành.
Từ dữ liệu đến hành động
Giá trị của dữ liệu chỉ thực sự rõ ràng khi dữ liệu có thể hỗ trợ công việc. Với GDOS, thông tin có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ nhiệm vụ, kiểm soát hồ sơ, nhận biết những công việc sắp hoặc đã quá hạn và theo dõi các chỉ số kinh tế – xã hội. Hệ thống cũng hướng tới việc kết nối thông tin từ nhiều lĩnh vực để phục vụ hoạt động điều hành chung.
Điều này tạo ra một thay đổi khá đơn giản nhưng quan trọng: người quản lý không chỉ nhìn thấy dữ liệu, mà có thể nhìn thấy điều gì đang xảy ra và việc gì cần được xử lý. Đó cũng là tinh thần chính của GDOS: hợp nhất thông tin, hỗ trợ điều hành và giúp hoạt động quản lý chuyển nhanh hơn từ thông tin sang hành động.
GDOS hỗ trợ những công việc nào trong hoạt động chính quyền?
Theo dõi công việc và thủ tục hành chính
Một trong những nhu cầu cơ bản của hoạt động điều hành là biết công việc đang ở đâu và có vấn đề gì cần xử lý. GDOS hỗ trợ theo dõi nhiệm vụ, tiến độ công việc và các hồ sơ hành chính. Với thủ tục hành chính, hệ thống có thể theo dõi quá trình từ khi tiếp nhận đến khi trả kết quả, đồng thời đưa ra cảnh báo đối với những hồ sơ có nguy cơ quá hạn.
Thay vì chỉ biết một hồ sơ đã được tiếp nhận, người quản lý có thể có thêm thông tin về tình trạng xử lý và tiến độ của hồ sơ đó. Đây là cách công nghệ có thể hỗ trợ trực tiếp cho một yêu cầu rất thực tế: biết việc nào đang được xử lý, việc nào cần đôn đốc và việc nào cần ưu tiên.
Quản lý thông tin từ nhiều lĩnh vực
GDOS không chỉ tập trung vào hoạt động hành chính mà còn hướng tới việc đưa các thông tin kinh tế – xã hội và lĩnh vực quản lý khác vào cùng một môi trường. Ngoải ra các nhóm thông tin như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, kinh tế – xã hội, nông nghiệp, giáo dục, y tế, di tích và phản ánh của người dân cũng sẽ được tích hợp quản lí.
Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi một vấn đề thực tế thường không chỉ liên quan đến một lĩnh vực.
Ví dụ, một vấn đề tại địa phương có thể đồng thời liên quan đến người dân, hạ tầng, đất đai hoặc hoạt động kinh tế. Khi thông tin được tập trung tốt hơn, việc nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh cũng trở nên thuận tiện hơn.
Kết nối chính quyền với người dân
Chính quyền số không chỉ là câu chuyện bên trong cơ quan quản lý. Một phần quan trọng khác là tạo ra cách tương tác thuận tiện hơn với người dân. Nền tảng có phần dành cho người dân, hỗ trợ tiếp cận thông tin, thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến, gửi phản ánh kèm hình ảnh và theo dõi tiến độ xử lý.
Như vậy, thông tin có thể tạo thành một vòng kết nối tương đối rõ ràng: người dân gửi yêu cầu hoặc phản ánh → cơ quan tiếp nhận và xử lý → người dân theo dõi kết quả.
Đây là một trong những điểm quan trọng của chuyển đổi số: công nghệ không chỉ giúp cán bộ làm việc thuận tiện hơn mà còn hướng tới việc cải thiện cách người dân tương tác với chính quyền.
AI trong GDOS: hỗ trợ công việc thay vì thay thế con người
Từ đọc văn bản đến tổng hợp báo cáo
AI là một trong những điểm được tích hợp vào GDOS, nhưng giá trị của AI ở đây được thể hiện thông qua những công việc rất cụ thể. Thay vì phải đọc toàn bộ một văn bản dài để nắm nội dung chính, AI có thể hỗ trợ tóm tắt và đưa ra gợi ý xử lý. Hệ thống cũng được thiết kế để hỗ trợ tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo, giúp giảm bớt thời gian dành cho những công việc lặp lại.
Điểm quan trọng nằm ở cách sử dụng AI: công nghệ xử lý phần thông tin và công việc lặp lại, còn con người vẫn là người kiểm tra, xem xét và đưa ra quyết định.
AI giúp người quản lý dành nhiều thời gian hơn cho việc cần quyết định
Một người lãnh đạo không nhất thiết cần thêm thật nhiều dữ liệu. Điều họ cần là thông tin phù hợp vào đúng thời điểm.
GDOS hướng tới việc cung cấp cho lãnh đạo một giao diện tổng hợp, trong đó có các chỉ số, tiến độ công việc, hồ sơ cần chú ý và cảnh báo. AI tiếp tục hỗ trợ phía sau bằng cách tổng hợp và phân tích thông tin.
Từ đó, một ngày làm việc có thể thay đổi theo hướng đơn giản hơn: thay vì dành nhiều thời gian tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn, lãnh đạo có thể bắt đầu bằng việc xem tình hình tổng thể, xác định vấn đề cần quan tâm rồi tập trung vào quyết định.
Đây cũng là ý tưởng được GDOS nhấn mạnh: “Lãnh đạo không phải đi tìm thông tin”, mà thông tin về tiến độ, chỉ số và cảnh báo được tập trung để có thể theo dõi và xử lý.
GDOS hướng tới một cách điều hành chính quyền chủ động hơn
Từ nhiều nguồn thông tin đến một bức tranh tổng thể
Chuyển đổi số trong chính quyền không nên chỉ được nhìn bằng số lượng phần mềm được triển khai.
Một hệ thống mới chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó giúp giải quyết những vấn đề trong công việc hàng ngày: thông tin dễ tìm hơn, công việc dễ theo dõi hơn, báo cáo giảm bớt thao tác thủ công và người dân có thêm cách tương tác thuận tiện.
GDOS được xây dựng theo hướng tập trung những nhu cầu đó vào một nền tảng điều hành chung. Từ dữ liệu và hồ sơ đến nhiệm vụ, báo cáo và phản ánh của người dân, các nhóm thông tin có thể được đưa về cùng một môi trường để phục vụ hoạt động quản lý.
Từ “đi tìm thông tin” đến “nhìn thấy để quyết định”
Sự thay đổi lớn nhất mà một trung tâm điều hành chính quyền số hướng tới không nhất thiết nằm ở giao diện hay số lượng tính năng. Đó là sự thay đổi trong cách làm việc.
Khi thông tin còn phân tán, cán bộ phải dành thời gian tìm kiếm, tổng hợp và kiểm tra trước khi có thể sử dụng. Khi thông tin được kết nối và trình bày tập trung hơn, thời gian có thể được chuyển sang những công việc có giá trị cao hơn: phân tích vấn đề, phối hợp xử lý và đưa ra quyết định.
GDOS vì thế không chỉ đặt mục tiêu số hóa thêm một quy trình. Nền tảng hướng tới việc tạo ra một không gian điều hành chung, nơi dữ liệu, công việc và thông tin được kết nối để hỗ trợ hoạt động của chính quyền địa phương.
GDOS – nền tảng cho một cách điều hành chính quyền số gần hơn với thực tế
Một chính quyền số hiệu quả không chỉ được tạo nên bởi dữ liệu hay công nghệ hiện đại. Điều quan trọng là những công nghệ đó phải giúp con người làm việc thuận tiện hơn, thông tin được sử dụng đúng lúc hơn và người dân tương tác với chính quyền dễ dàng hơn.
GDOS – Trung tâm điều hành chính quyền số – được FOXAI phát triển theo hướng đó: tập trung thông tin, kết nối công việc và ứng dụng AI để hỗ trợ hoạt động điều hành.
Thay vì để lãnh đạo và cán bộ dành nhiều thời gian đi tìm thông tin, mục tiêu của GDOS là đưa những thông tin cần thiết đến đúng nơi, đúng thời điểm để con người có thể tập trung hơn vào việc xử lý và ra quyết định.
FOXAI và bài toán xây dựng trung tâm điều hành chính quyền số
Với GDOS, FOXAI định hướng xây dựng một nền tảng dành cho hoạt động điều hành chính quyền địa phương trong mô hình chính quyền 2 cấp. Giải pháp kết hợp dữ liệu, quản lý công việc, dịch vụ hành chính và AI trên cùng một môi trường, với mục tiêu hỗ trợ cả lãnh đạo, cán bộ và người dân.
FOXAI đưa ra lộ trình triển khai GDOS trong 6 tháng, bắt đầu từ khảo sát và thiết kế, sau đó triển khai các chức năng cốt lõi, mở rộng và tích hợp AI, cuối cùng là tối ưu, đào tạo và bàn giao, cam kết bảo hành 12 tháng và hỗ trợ 24/7.
Quan trọng hơn, GDOS cho thấy một hướng tiếp cận khác đối với chuyển đổi số chính quyền: không bắt đầu từ câu hỏi “cần thêm phần mềm nào?”, mà bắt đầu từ câu hỏi “làm thế nào để thông tin và công việc được kết nối tốt hơn để phục vụ điều hành?”
Khi dữ liệu được tập trung, công việc được theo dõi rõ ràng và AI có thể hỗ trợ những phần việc phù hợp, công nghệ sẽ không còn đứng bên ngoài hoạt động quản lý. Nó trở thành một phần của cách chính quyền vận hành mỗi ngày.
Tìm hiểu thêm tại:
Website: https://fox.ai.vn
Việt Nam:
Tầng 29, Tòa Đông, Lotte Center, 54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
Hotline: +84 246 254 4578
Lào:
Tầng 6, Tòa VietinBank, 286 Đường Lanexang, Viêng Chăn
Hotline: +856 20 5582 6363
